展览会的投资大，同时风险大，怎样保证展览会的整体正常运行，如期成功举办，将风险降到最小，一个行之有效的方法就是加强项目的计划性。只有制定了科学、周密的工作计划，将各个工作环节协调起来，才能够使控制渗透到每一个环节。展览会越大，涉及的环节越多，受影响的因素也越多，在没有明确的目标和计划的情况下，非常容易浪费大量的人力物力，做无用功，走弯路，从而影响正常进度，甚至直接导致失败。因此制定明确的目标、编制、贯彻详尽的工作计划，是一个展览会成功的必要条件之一。 在做计划时要认真思考，好的计划应像目录树一样，层次分明，环环相扣，是一个完整的体系。用完整的工作计划去指导我们的工作，会达到省时、省力，事半功倍的效果。工作执行得好坏，很大程度上依赖于计划制定的优劣。

    1、策划部

主要包括展览会的专题设置、明确展览会特色、企划方案的拟定等工作。

    2、招展部

向符合展览会参展范围的企业发出邀请，对展会进行宣传推广，组织企业参加展览会。

    3、招商部

主要包括领导的邀请、国外使（领）馆的邀请、重要嘉宾的邀请和专业观众的组织与邀请等工作。

    4、宣传、市场部

主要包括寻求合作媒体的支持、广告的投放计划与开支、与其他同类展览会的合作等工作。

    5、行政部

主要包括合同的管理、展位的安排、资料的征集、账务核查、报送批文等日常事务性工作。

    6、设计部

主要包括展览会的邀请函、参观券、请柬、网站、广告、会刊等相关宣传品的设计与印刷。

    明确了分工之后，就可以按照员工的个人技能和特点进行工作岗位的安排。在安排工作时，一定要注意各项工作之间的时间顺序，注意平衡各人员的工作负荷，做好协调。例如：不要让同一个人处理在时间上处于重叠的多项工作内容。

    展览项目从启动操作到展会结束，是一个自成体系的过程。项目管理就是对此进行全程、全方位、全面的控制，以防止过程中可能发生的干扰实现经营目标的外部或内部问题。这一控制是在统合以上四种要素的基础上，以制度化方式应时、应势、应变而实施的。